Приветствую Вас, Гость
Главная » Документы » Администрация » Документы

Постановление 21 от 16.04.2018
[ Скачать полную версию документа (2.26 Mb) ] 17.04.2018, 13:47

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», совершенствования системы документационного обеспечения администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» (прилагается).

2. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет специалист 1 разряда администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», ответственный за делопроизводство и архивное дело.

Глава администрации

муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение» В.А. Бирюков

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

муниципального образования «Ермоловское сельское поселение»

от 16 апреля 2018 г № 21

Инструкция по делопроизводству

в администрации муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение»

2018 год

1.Общие положения

1.1.Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2.Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009
№ 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

1.3.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» ведётся с использованием системы электронного документооборота «Company Media» (далее – СЭД).

1.4.Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство и архивное дело (далее – специалистом по делопроизводству и архивному делу).

1.6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение». Специалист по делопроизводству и архивному делу в обязательном порядке должен ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.7.Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.8.Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Муниципального учреждения администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.9.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются главой администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» (далее – глава администрации), в отдельных случаях – по согласованию с главой администрации специалистом по делопроизводству и архивному делу.

1.10.Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудник администрации обязан передать находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) специалисту по делопроизводству и архивному делу. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию главы администрации.

1.11.При увольнении сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы специалисту по делопроизводству и архивному делу по акту приёма-передачи.

1.12.Об утрате документов (дел) сотрудники администрации немедленно сообщают главе администрации. На основании решения главы администрации муниципального образования формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений докладывает главе администрации муниципального образования о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архивный отдел администрации муниципального образования «Вешкаймский район» (далее – архив) для включения их в дело архивного фонда.

1.13.Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2.Требования к подготовке и оформлению документов

2.1.Бланки документов

2.1.1.Документы администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» представлены в приложениях № 3-3.12 к Инструкции.

2.1.2.Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6(105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Макеты бланков документов Муниципального учреждения администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Муниципальном учреждении администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3.Проектирование макетов бланков документов осуществляется специалистом по делопроизводству и архивному делу администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются главой администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.

2.1.4.При переписке между подразделениями и с органами местного самоуправления бланки не используются.

2.1.5.Порядок применения гербовых бланков документов в администрации муниципального образования.

Правовые акты администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» оформляются на бланках постановлений и распоряжений.

Бланки писем Главы администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма должностного лица администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе WordforWindows с применением шрифтов гарнитуры TimesNewRoman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно – до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее – абзацный отступ).

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения»), реквизиты один от другого отделяются одной-тремя строками непечатаемых символов (например, наименование документа или адресат от обращения (при его отсутствии – от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения – одной строкой, текст (приложение) от подписи – тремя строками непечатаемых символов).

2.2.4.При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка
о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка о заверении копий,
а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах.

2.2.5.Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

2.2.6.Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

2.2.7.При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», являются:

1) герб муниципального образования «Ермоловское сельское поселение»;

2) наименование органа местного самоуправления (далее также – администрация муниципального образования);

3) наименование должности;

4) справочные данные об администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение»;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) указания по исполнению документа (резолюция);

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о контроле;

17) отметка о приложении;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26) отметка о поступлении документа;

27) ссылка на документ.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.2.8.1. Герб муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Герб муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» размещается на бланках документов администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

2.2.8.2. Наименование органа муниципальной власти муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Наименование органа муниципальной власти муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Уставе муниципального образования «Ермоловсое сельское поселение».

Если документ подготавливается администрацией муниципального образования совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне (приложение № 4 к Инструкции);наименования организаций разного уровня располагают друг над другом .

2.2.8.3. Наименование должности.

Наименование должности лица – автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.

2.2.8.4. Подпись.

Реквизит «Подпись» содержит собственноручную подпись должностного лица и является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Глава администрации муниципального

образования «Ермоловское сельское поселение» Подпись И.О.Фамилия

или на бланке:

Глава администрации Подпись И.О.Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись должностного лица» не указывается, например:

Подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами администрации муниципального образования их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации

муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение» Подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Специалист 1 разряда администрации

муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение»

Подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер администрации

муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение»

Подпись И.О.Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе коллегиального органа, например:

Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов, фамилии или с указанием, что он исполняет обязанности должностного лица, например:

Исполняющий обязанности

главы администрации

муниципального образования

«Ермоловское сельское поселение» Подпись И.О.Фамилия

Подпись должностного лица отделяется от последней строки текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал шрифтом нормальной насыщенности. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы ставятся перед фамилией без пробела.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимиле подписи ставится только по личному указанию должностного лица, подпись которого воспроизводится.

2.2.8.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах – постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

2.2.8.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (с.Ермоловка) указывается на бланках документов администрации муниципального образования «Ермоловка сельское поселение», за исключением бланков писем.

2.2.8.7. Справочные данные о муниципальном учреждении администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Справочные данные о Муниципальном учреждении администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), например:

Центральная ул., д. 124, с.Ермоловка, Вешкаймский район, Ульяновская область, 433111

2.2.8.8. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

Министерство финансов

Российской Федерации

При направлении документа в организацию или её подразделение указывается полное наименование организации или организации и подразделения в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название подразделения отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:

Аппарат Правительства Российской Федерации

Отдел по работе

с обращениями граждан

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия от должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:

Генеральному директору

ООО «Энергосервис»

Фамилия И.О.

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (должность, звание и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

Начальнику Управления Министерства юстиции

Российской Федерации

по Ульяновской области

государственному советнику юстиции Российской Федерации

1 класса

Яшину О.И.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

Главам администраций муниципальных образований

Ульяновской области

В этом случае также составляется лист рассылки.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населённого пункта (города, посёлка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Агентство недвижимости «Марс»

Красноармейская ул., д. 10,

г. Москва, 432031

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, например:

Фамилия И.О.

Бебеля ул., д. 15, кв. 3,

г. Курск, 432600

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам.

2.2.8.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату 10 февраля 2015 года следует оформлять таким образом: 10.02.2015.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – словом, год – четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например: 05 января 2015 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно во всех документах.

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:

«В срок до 12 октября 2016 года в соответствии с постановлением администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» от 23.03.2015 № 21»

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже подписи должностного лица.

2.2.8.10. Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, – состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение», и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе (приложения № 4 и 4.1 к Инструкции).

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, оформленным
на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объёмом не более семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Как правило, заголовок к тексту отвечает на вопрос
«о чём? (о ком?)», начинается с прописной буквы и пишется строчными буквами, например:

О создании аттестационной комиссии

В некоторых видах документов (акты, протоколы и др.) заголовок
к тексту должен быть согласован с наименованием вида документа
в родительном падеже (чего? (кого?), в таких случаях заголовок к тексту начинается со строчной буквы, например:

(Должностной регламент) (кого?) специалиста 1 разряда

Заголовок к тексту оформляется от границы левого поля без абзацного отступа и печатается через одинарный межстрочный интервал.

В служебных письмах реквизит «Заголовок к тексту» расположен под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по левому краю и печатается шрифтом нормальной насыщенности.

В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом шрифтом полужирного начертания и не должен занимать более
5 строк.

Заголовок к тексту печатается строчными буквами без кавычек. Точка
в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа (далее также – разработчик документа).

2.2.8.12.Текст документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа – излагается русским литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, связно, логично и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения.

Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Текст во всех графах таблицы выравнивается следующим образом: по вертикали – по верхнему краю, по горизонтали – по ширине (наименования мероприятий, исполнители и т.п.) или по центру (цифры, сроки, ответственные лица и т.п.).В текстах таблиц необходимо установить автоматическую расстановку переносов.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование организации – автора документа, дата документа (указывается цифровым способом), регистрационный номер документа, наименование документа, заключённое в кавычки, например:

…в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»…

Если в тексте несколько раз упоминается одно и то же понятие (орган, организация, документ и т.п.), то первый раз следует дать полное его официальное наименование, а затем в скобках ввести термин, обозначающий это понятие в сокращённом варианте, по форме: «(далее – ...)», который в дальнейшем будет употребляться в тексте. При этом должно соблюдаться правило логики: одному понятию должен соответствовать один и тот же термин (не допускается синонимия) и один термин должен обозначать одно и то же понятие (не допускается омонимия).

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах, издаваемых на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили» и т.п.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («департамент осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Администрация не возражает», «департамент направляет»).

Текст отделяется от наименования документа одной-двумя строками непечатаемых символов в установленных границах полей.

Первая строка каждого абзаца текста начинается с абзацного отступа.

2.2.8.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

2.2.8.14. Отметка о приложении.

Отметка о приложении в письме – реквизит, содержащий сведения
о дополнительно прилагаемом документе (документах) – печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста одной строкой непечатаемых символов.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка
о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1.

Текст Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» на 7 л. в 1 экз.

2.

Копия постановления администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение»
от 26.05.2014 № 58 «О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования «Ермоловское сельское поселение» 13.07.2009 № 49» на 3 л. в 3 экз.

Если приложение сброшюровано, то число листов не указывается:

Приложение:

в 2 экз.

или

Приложение:

техническое задание на разработку Типовой инструкции
по делопроизводству в 3 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,
то отметка о нём оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о неплатёжеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В случае приложения к письму документов в электронном виде
на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименования прилагаемого файла и (или) количества прилагаемых файлов и при необходимости вида носителя, например:

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на DVD-диске.

или:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на CD-диске.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.kremlin.ru

Приложение к правовому акту оформляется следующим образом:
на первом его листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» (без кавычек) с указанием наименования вида правового акта, его даты и регистрационного номера. Слово «Приложение» центрируется по горизонтали относительно самой длинной строки, отделяется от второй части реквизита с указанием наименования вида правового акта, его даты и регистрационного номера одной строкой непечатаемых символов. При этом дата и регистрационный номер правового акта впечатываются уже после его подписания уполномоченным должностным лицом и регистрации. В связи
с этим отметка о приложении в правовых актах отделяется от текста тремя-четырьмя строками непечатаемых символов.

Если приложений несколько, то указывается порядковый номер приложения, например:

 

Категория: Документы | Добавил: Администрация_поселения
Просмотров: 15 | Загрузок: 2